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電訊及郵件的接收

（一）簡介：

          郵件的種類，大約可分為電訊、電報、信件、掛號信、包裹。

a)電訊：

由訂房部主任或其他前堂部人員從電訊機取下，交與總臺發送。

b)信件：

每天由郵務員直接交與總臺。

c)電報、掛號信及包裹：

電報及掛號信是由郵務員送達總臺，一般都要總臺接待員在收據上簽收，由于包裹之體積較大，是由行李部簽收及暫存，再與總臺聯系，送發收件人，因此，在接收電報、掛號信及包裹時，應先察閱有否此人在酒店進住或訂房。

（二）處理郵件的基本規則：

      1、不可拆閱或扔掉任何信件及包裹。

2、熟悉各部門主管的名字，不至與客人之信件混淆。

3、如收信時正發覺信件已破壞，應以鉛筆在信面注明，以使其他同事知悉。

（二）程序：

1、總臺在接收任何信件電訊時，都應在打時機下記錄接收的日期及時間。

2、將郵件分為兩類：一類是屬酒店其他部門，另一類是酒店之住客。

3、將屬同一部門的信件，用橡皮膠扎在一起，送交行李部，派發至部門的信箱（如屬急件，應馬上遞交部門辦公室）。

4、從總臺的人名資料架上，查獲住客之房號，并以鉛筆在信面寫上房號。

5、如屬電報、掛號信，應在記錄本上填寫，以便客人簽收。

6、用電話通知客人，請他前來總臺取信，然后將信放在鑰匙架內，如客人要求送到房間，可由行李員送上。

7、如不能接觸客人，應填寫信件通知書，此表一式兩份，正本由行李員從門底送入客房，副本夾在信上，處于鑰匙架上，待客人領取。

8、所在鑰匙架上之普通信、口信便條及電訊，若在晚上十時客人仍未前來領取，總臺便應到與行李部，由行李部填寫送信記錄，然后從客房門底送入。

四）收件人尚未搬入：

      若從訂房資料架上，得知客人交在當天進住，如是團體客人，應將信件夾在團體訂房記錄文件上，交與總臺員交信件放進所編排定的鑰匙信封內，待團體搬入時，即時交與客人；如是散客，應將信件放好，并在訂房記錄卡上寫上（有信件）或（有電訊）等字句，寫上客人預定搬入之日期，并放在暫存郵件盒內。

（五）客人已遷出：

      1、 若得悉客人是當天遷出，應馬上詢問行李部，查看客人有否仍有行李暫放或仍未離開酒店，晝將信件交送客人。

      2、 若客人已經離去，可查看客人有否在離開前留下轉郵地址，以便可以將信件轉寄給客人。

      3、如信件在暫存郵件盒內放置十四天后仍不有轉交客人，則應寄回給原寄者。

（六）處理寄回原寄者或轉郵地址的信件程序：

      1、 信件不用再貼任何郵票。

2、 在信件收信人的地址上用原子筆劃一斜線。

3、 用酒店專用章，在信的空位上蓋章。

4、 如果信件是寄回給原寄者，可在圖章的空位上，寫（寄回原寄者）和（PLEASE  RETURN  TO  SENDER），中英并照。

5、 如果信件是寄去轉郵地址（FORWARDING  ADDRESS），可用同樣的圖章在信的空白處蓋章，然后把地址填寫清楚。