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總臺(tái)接待員之工作職責(zé)及范圍

職銜：總臺(tái)接待員（RECEPTIONIST）

工作時(shí)間如下：

每星期工作六天，每天工作九小時(shí)，一小時(shí)膳食，須輪班工作。

 

工作范圍如下：

（1）   負(fù)責(zé)根據(jù)規(guī)定程序有效率地為客人安排客房入住事宜。

（2）   記錄住客之個(gè)人資料及入住資料。

（3）   對(duì)客人保持友善、整潔、有禮及微笑之形象。

（4）   聽(tīng)取住客之意見(jiàn)及解答住客之疑難問(wèn)題。

（5）   在不能解決住客難題或投訴時(shí)，須轉(zhuǎn)交上司處理。

（6）   通知房務(wù)部辦公室有關(guān)散客搬入時(shí)間。

（7）   在住客遷出時(shí)，收取其鎖匙。

（8）   將住客搬入時(shí)所填之住房登記表副本盡快到電話總機(jī)操作部。

（9）   當(dāng)住客剛辦完搬入手續(xù)后，通知行李部派出行李員幫助住客搬運(yùn)行李。

（10）              在派出行李員變動(dòng)客房前，應(yīng)填寫客房變動(dòng)單，并通知房務(wù)部辦公室。

（11）    在早上，把預(yù)留的客房名單通知給房務(wù)部。

（12）    為每位住客準(zhǔn)備一份應(yīng)收款賬頁(yè)。

（13）    對(duì)比客房查詢牌和房務(wù)部所交來(lái)之客房狀態(tài)報(bào)告有否差異。

（14）    若發(fā)現(xiàn)前堂部和房務(wù)部所交來(lái)之客房態(tài)報(bào)告有差異時(shí)，須馬上報(bào)告給上司。

（15）    按照主任之指示，預(yù)先登記貴賓預(yù)住資料。

（16）    預(yù)留給當(dāng)天到達(dá)的貴賓房，須馬上通知房務(wù)部與餐飲部作好有關(guān)準(zhǔn)備。

（17）    準(zhǔn)確地控制客房狀況牌。

（18）    所有住房登記應(yīng)準(zhǔn)備好房號(hào)單。

（19）    經(jīng)常留意房間實(shí)際情況，如有多少該類型之空房等等。

（20）    接到客房變動(dòng)和房?jī)r(jià)變動(dòng)的告后，立刻注明在客房狀況牌上。

（21）    在總臺(tái)接待處的記事簿上，記錄待辦之重要事項(xiàng)。

（22）    當(dāng)值于夜班時(shí)，填寫前堂部報(bào)告，如客房營(yíng)業(yè)概況，客房收入表及貴賓名單等。

（23）    處理寄給客人的郵件、電傳、電報(bào)和便條等，在交給客人時(shí)，須驗(yàn)明其身份及 簽收。

（24）              把所有郵件和便條分類。

（25）              為登記過(guò)的客人接收和留便條，并填寫客人通知單。

（26）              在所有收到的郵件、電報(bào)和便條上蓋上日期章。

（27）              記錄所有寄來(lái)的郵件和電報(bào)，在記錄部上列明地址、房號(hào)、寄信人姓名、日期  

和收到時(shí)間。

（28）  把無(wú)人簽收的郵件、電報(bào)、電傳、便條、包裹放入無(wú)人收取郵件箱，并記錄下來(lái)。

（29）              當(dāng)新客到達(dá)時(shí)，須檢查所有存放架中的郵件，有否新客之郵件。

（30）              對(duì)照住房情況牌，檢查所有存放的郵件。

（31）              每天記錄當(dāng)天酒店進(jìn)行的大型活動(dòng)和所發(fā)生之事情。

（32）              熟知酒店內(nèi)各餐廳或活動(dòng)場(chǎng)所之營(yíng)業(yè)時(shí)間和設(shè)備。

（33）              對(duì)照電話總機(jī)操作部的分類架與住店情況牌，互相核對(duì)住客資料。

（34）              確保已離店客人之名條已在房格上取下。

（35）              提供酒店和風(fēng)景重點(diǎn)的資料給予客人。

（36）              保管客房鎖匙，若住客遺失鎖匙須馬上報(bào)告上司。

（37）              盡量滿足客人的特別要求，如加床等。

（38）              負(fù)責(zé)所有電話及柜臺(tái)詢問(wèn)事宜。

（39）              每星期須出席總臺(tái)接待處會(huì)議。

（40）              對(duì)向上總臺(tái)待主任負(fù)責(zé)及報(bào)告。

（41）    負(fù)責(zé)其它由總臺(tái)接待主任安排之任務(wù)。